Kudeaketa-tresna bat erabiltzen hasten zarenean, ohiko zerrenda guztiak bere horretan eramatea tentagarria da. Baina askotan hobe da txiki hastea: proiektu zehatz batekin, talde gutxirekin eta denek begiratu batean ulertzeko moduko zereginekin.
Gida honetan, Mopuxen adibide erraz bat antolatuko dugu, proiektua sortzetik egiteko dagoena berrikusteraino. Informazioa galdu gabe elkarlanean aritzeko aholku orokorrak nahi badituzu, irakurri gure talde baten zereginak testuingurua galdu gabe antolatzeko gida.
1. Sortu proiektu bat helburu zehatz baterako
Proiektua lan jakin bat eta bertan parte hartzen duten pertsonak biltzeko gunea da. Webgune bat abiaraztea, kanpaina bat, bezero bati egindako entrega edo mantentze-lan bat izan daiteke.
Mopuxen, sortu proiektu bat aplikazioaren sortzeko aukeretatik. Jarri taldeak ezagutuko duen izena, adibidez, Enpresaren webgune berria. Dagokionean, zehaztu egoera eta egiaztatu nork behar duen sarbidea.
Proba erraz bat: izena irakurrita, taldeko edonork jakingo al du zer lan aurkituko duen barruan? Bestela, zehaztu gehiago.
2. Antolatu lana zeregin-taldeetan
Proiektu bakoitzaren barruan, taldeek elkarren artean lotutako zereginak biltzen dituzte. Kanban taulak taldeak eta txartelak leku berean erakusten ditu.
Taldeek ez dute zertan egoerak adierazi. Faseen, entregagaien, arloen edo asteen arabera antola ditzakezu. Adibidez:
- Edukiak: testuak, argazkiak eta mezuen berrikuspena.
- Diseinua: proposamen bisualak eta mugikorretarako egokitzapena.
- Garapena: formularioak, orriak eta integrazioak.
- Abiaraztea: argitaratu aurreko egiaztapenak.
Bereizketa garrantzitsua da: taldeak zeregina non kokatzen den adierazten du; egoerak, berriz, zenbat aurreratu den. Diseinuko zeregin bat egiteko egon daiteke eta beste bat berrikuspenean, egoera bakoitzerako zutabe bat sortu gabe.
Hasi talde gutxirekin eta egokitu egitura taldearen lan egiteko modura.
3. Gehitu zer egin behar den argi adierazten duten zereginak
Zeregin-txartel batek ekintza zehatz bat azaldu behar du. Kontaktua jarri ordez, idatzi Harremanetarako formularioa berrikusi. Irudiak jarri ordez, Hautatu azaleko irudiak.
Zeregin bat sortzean, bete oinarrizko datuak:
- Izenburua: ekintza zehatza eta identifikatzeko erraza.
- Deskribapena: espero den emaitza eta beharrezko informazioa.
- Arduradunak: lanean parte hartuko duten pertsonak.
- Datak eta lehentasuna: entrega koordinatzeko lagungarri direnean.
Mopuxek zeregin berean hainbat pertsona esleitzea ahalbidetzen du. Hala ere, argi egon behar du nork koordinatuko duen hurrengo urratsa.
Adibidez, Harremanetarako formularioa berrikusi zereginak hau esan dezake: Egiaztatu nahitaezko eremuak, baieztapen-mezua eta mezu elektronikoaren harrera. Idatzi hemen aurkitutako arazoak. Horrela, argibideak berriro eskatu gabe has daiteke lana.
4. Erabili egoera aurrerapena jarraitzeko
Zereginak Egiteko, Martxan, Berrikuspenean edo Amaituta egon daitezke. Egoera eguneratuta edukitzeak taldeari lanaren aurrerapena ulertzen laguntzen dio.
- Egiteko: oraindik hasi gabe.
- Martxan: norbait lanean ari da.
- Berrikuspenean: beste norbaitek egiaztatzeko prest.
- Amaituta: lana bukatutzat eman da.
Formularioa badabil baina oraindik egiaztatu behar bada, pasa zeregina Berrikuspenean egoerara. Onartu ondoren, markatu Amaituta.
Taulan zereginak talde batetik bestera mugi ditzakezu eta txartelak berrantolatu. Zutabe berean eskuzko ordena aldatzeko, hautatu eskuzko ordenazioa eta kendu iragazki aktiboak.
5. Erabili lehentasunak dena premiazko bihurtu gabe
Mopuxek lau lehentasun-maila ditu: Txikia, Normala, Handia eta Gorena. Zer zaindu lehenago erabakitzen laguntzen dute, ez dena garrantzitsu markatzen.
Utzi Normala eguneroko lanerako, erabili Handia laster arreta behar duten gaietarako eta Gorena arrazoi argia dagoenean bakarrik. Lehentasun-iragazkiek zeregin garrantzitsuak aurkitzen laguntzen dute.
Pertsona bakoitzak bere zereginen ordena pertsonala erabili edo partekatutakoa jarrai dezake, denei modu berean antolatzera behartu gabe.
6. Berrikusi proiektua errutina labur batekin
Zereginak sortu ondoren, taula mantentzea ez litzateke beste lan bat izan behar. Hartu minutu batzuk galdera hauei erantzuteko:
- Ba al dago dagoeneko hasi behar zuten zereginik?
- Zein lan daude berrikuspenean eta erantzun baten zain?
- Ba al dago esleitu gabeko zereginik edo berrikusi beharreko lehentasunik?
Proiektuaren laburpenak talde bakoitzeko aurrerapena eta kideen artean egiteko eta amaituta dauden zereginen banaketa erakusten ditu. Erabili arreta non jarri erabakitzeko, ez pertsonak zeregin kopuruaren arabera soilik baloratzeko.
Mantentzeko erraza den lehen taula
Mopux erabiltzen hasteko ez duzu sistema perfekturik behar. Probatu benetako proiektu bat, hiru edo lau talde eta asteko lehen zereginak. Esleitu arduradunak, eguneratu egoerak eta egun batzuk geroago egiaztatu egitura argia den.
Taldeak behar duena aurkitzen duenean eta hurrengo urratsa ulertzen duenean, taulak bere lana betetzen du. Gainerakoa erabilerarekin hobetu daiteke.
Mopux taldeaIdeia gehiago zure taldearentzat ↗
