Talde baten zereginak antolatzea erraza dirudi, lana mezu elektroniko, mezu, dokumentu eta bileren artean sakabanatzen hasten den arte.
Orduan sortzen dira zalantzak: zer dago egiteko? Nori dagokio hurrengo urratsa? Non hitz egin genuen aldaketa hartaz? Zer erabaki hartu genuen azkenean?
Arazoa ez da beti lan-kopurua. Askotan, lana egiteko behar den informazioa aurkitzea da zailena.
Antolaketa ona ez da prozesu gehiago sortzea; pertsona bakoitzak zer egin behar duen jakitea eta aurrera egiteko behar duen testuingurua eskura izatea da.
Arazoa ez da zeregin asko izatea, haien testuingurua galtzea baizik
Pentsa norbaitek honelako deskribapena duen zeregin bat jasotzen duela:
«Harremanetarako orriko aldaketak berrikusi».
Lehen begiratuan nahikoa argia dirudi. Baina lanean hasteko unea iristen denean, galderak agertzen dira.
Zer aldaketa? Nork eskatu zituen? Non dago diseinua? Eperik adostu zen? Ba al dago ezer baieztatzeke?
Seguruenik erantzunak badaude, baina elkarrizketa, mezu elektroniko eta dokumentuetan sakabanatuta daude, eta ez da beti erraza horiek aurkitzea.
Galdera bakoitzak etenaldi txiki bat eragiten du. Eta etenaldi horiek aste osoan errepikatzen badira, lana moteldu egiten da eta zailagoa da haren jarraipena egitea.
Horregatik, zereginak antolatzeak haiekin lotutako informazioa antolatzea ere esan nahi du.
Talde-lana hobeto antolatzeko bost printzipio
Ez dago lan egiteko modu zuzen bakarra. Talde bakoitzak bere beharrak ditu, baina printzipio batzuek ordena mantentzen lagun dezakete, gauzak gehiegi zaildu gabe.
1. Proiektu bakoitzerako gune argi bat
Lehen urratsa lan bakoitza non antolatuko den zehaztea da.
Webgune bat, marketin-kanpaina bat, bezero baten mantentze-lanak edo ekitaldi baten prestaketa izan daiteke. Garrantzitsuena da parte hartzen duten guztiek jakitea non aurkitu zereginak eta haiei lotutako informazioa.
Proiektu bakoitzak bere gunea duenean, errazagoa da zer egiten ari den ulertzea eta lan desberdinetako gaiak ez nahastea.
2. Zereginak denek ulertzeko moduan multzokatzea
Ez da egitura konplexurik behar.
Proiektu batzuetan erabilgarria izango da zereginak faseen arabera antolatzea: egiteko, egiten, berrikusten eta amaituta. Beste batzuetan, egokiagoa izango da sailen, entregen edo lan-asteen arabera multzokatzea.
Garrantzitsuena taldeak ulertuko duen eta mantendu ahal izango duen egitura aukeratzea da.
Kanban taula batek, adibidez, zereginak modu errazean ikusteko eta lanak nola egiten duen aurrera azkar antzemateko aukera ematen du.
Baina gogoratu: taulak taldera egokitu behar du, eta ez taldeak taulara.
3. Zeregin bakoitzarekin nork jarraituko duen argi uztea
Zeregin batek deskribapen ezin hobea izan dezake eta, hala ere, geldirik geratu, inork ez dakielako nori dagokion hura egitea.
Arduradun bat izendatzeak horrelako egoerak saihesten laguntzen du.
Horrek ez du esan nahi zeregina pertsona bakar batek egin behar duenik. Hurrengo urratsa nork koordinatuko duen edo lanari jarraipena nork emango dion argi egon behar duela esan nahi du.
Data garrantzitsuak adieraztea eta lehentasunezko zereginak itxaron dezaketenetatik bereiztea ere lagungarria da.
4. Elkarrizketak lanarekin batera mantentzea
Testuinguruaren zati handi bat lanean ari garen bitartean sortzen da.
Norbaitek zalantza bat planteatzen du, beste batek aukera bat proposatzen du eta, azkenean, erabaki bat hartzen da.
Elkarrizketa hori zereginetik bereizita geratzen bada, aste batzuk geroago informazioa berreskuratzea zaila izan daiteke.
Ahal den guztietan, komeni da lanarekin lotutako iruzkinak, dokumentuak eta erabakiak partekatutako gune batean gordetzea, erraz kontsultatu ahal izateko.
Horrela, zereginera gehitzen den edonork ordura arte gertatutakoa hobeto ulertu ahal izango du.
5. Lana berrikustea, beste zeregin bat bihurtu gabe
Antolatuta egoteko, gertatzen ari dena berrikusi behar da.
Baina horrek ez du esan nahi etengabe bilerak egin behar direnik, ezta eguneko denboraren zati handi bat egoerak eguneratzen eman behar denik ere.
Egitura argi batek hiru galderari azkar erantzuteko aukera eman beharko luke:
- Zer daukagu egiteko?
- Zertan ari gara orain?
- Zerk behar du gure arreta?
Erantzun horiek aurkitzeak ahalegin handia eskatzen badu, agian antolaketa sinplifikatzeko unea iritsi da.
Adibide praktiko bat: web-proiektu bat antolatzea
Pentsa talde txiki bat webgune berri bat prestatzen ari dela.
Enpresaren webgune berria izeneko proiektua sortu eta zereginak lau multzotan antola ditzake:
- Egiteko: oraindik hasi ez diren lanak.
- Egiten: norbait lantzen ari den zereginak.
- Berrikusten: baliozkotzea behar duten lanak.
- Amaituta: bukatu eta onartu diren zereginak.
Multzo horietan, adibidez, Hasierako orriko testuak prestatu, Harremanetarako inprimakia berrikusi edo Mugikorretarako diseinua baliozkotu bezalako zereginak egongo lirateke.
Zeregin bakoitzak deskribapen ulergarria, arduradun bat eta, beharrezkoa denean, entrega-data bat izango lituzke.
Lotutako iruzkinak eta dokumentuak dagokien zereginari atxikita geratuko lirateke.
Ez da sistema bereziki sofistikatua. Eta horixe da, hain zuzen, bere abantaila: taldeak ulertu dezake, kudeatzen denbora gehiegi eman gabe.
Ohiko akatsak
Tresna onak izanda ere, behar baino sistema konplexuagoa sortzea erraza da.
Saihestu beharreko akats batzuk hauek dira: multzo edo egoera gehiegi sortzea, izen lausoak erabiltzea, zereginak arduradunik gabe uztea eta elkarrizketa garrantzitsuak proiektutik kanpo izatea.
Beste akats ohiko bat den-dena dokumentatzen saiatzea da.
Helburua ez litzateke informazioa pilatzea izan behar, lana ulertzen eta egiten benetan laguntzen duena gordetzea baizik.
Erabaki bat azaltzen duen iruzkin bat inork irakurtzen ez dituen dokumentazio-orrialde batzuk baino baliagarriagoa izan daiteke.
Hasi errazetik eta hobetu bidean
Zure taldearen antolaketa hobetu nahi baduzu, ez duzu prozesu guztiak bat-batean berrantolatu beharrik.
Hasi proiektu batekin. Bildu zereginak gune bakar batean, zehaztu ulertzeko erraza den egitura eta ziurtatu pertsona bakoitzak argi duela hurrengo urratsa.
Ondoren, begiratu taldeak nola lan egiten duen.
Erraza al da zereginak aurkitzea? Etengabe galdetu behar al da informazioaren bila? Argi al dago zer dagoen egiteko eta zer amaitu den?
Erantzunek antolaketa egokitzen lagunduko dizute, alferrikako konplexutasunik gehitu gabe.
Argitasun handiagoa elkarrekin aurrera egiteko
Mopuxen uste dugu kudeaketa-tresna batek lana erraztu behar duela, eta ez beste kezka bat sortu.
Horregatik, proiektuak, zereginak, arduradunak, elkarrizketak eta dokumentuak partekatutako gune batean biltzearen alde egiten dugu, informazioak zentzua izan dezan eta erraz aurki dadin.
Azken batean, lana hobeto antolatzea ez da zerrenda, bilera edo tresna gehiago izatea.
Pertsona bakoitzak hurrengo urratsa emateko behar duen argitasuna izatea da.
Zure taldearen lana modu argiagoan antolatu nahi duzu? Ezagutu Mopux eta ikusi nola ulertzen dugun proiektuen eta zereginen kudeaketa.
Mopux taldeaIdeia gehiago zure taldearentzat ↗
