Organitzar les tasques d'un equip sembla senzill fins que la feina es comença a repartir entre correus, missatges, documents i reunions.
Aleshores apareixen els dubtes: què queda pendent?, qui se n'encarrega ara?, on es va parlar d'aquell canvi?, quina decisió es va prendre finalment?
El problema no sempre és la quantitat de feina. Sovint és la dificultat de trobar la informació necessària per fer-la.
Una bona organització no consisteix a crear més processos, sinó a aconseguir que cada persona sàpiga què ha de fer i disposi del context necessari per avançar.
El problema no és tenir moltes tasques, sinó perdre'n el context
Imagina que algú rep una tasca amb aquesta descripció:
«Revisar els canvis de la pàgina de contacte».
D'entrada sembla suficient. Però quan arriba el moment de posar-s'hi, comencen les preguntes.
Quins canvis? Qui els va demanar? On és el disseny? Es va acordar alguna data? Hi ha res pendent de confirmar?
Probablement les respostes existeixen, però estan repartides entre converses, correus i documents que no sempre són fàcils de trobar.
Cada pregunta implica una petita interrupció. Quan aquestes interrupcions es repeteixen durant tota la setmana, la feina es torna més lenta i difícil de seguir.
Per això, organitzar tasques també vol dir organitzar la informació que les acompanya.
Cinc principis per organitzar millor la feina en equip
No hi ha una única manera correcta de treballar. Cada equip té les seves necessitats, però alguns principis poden ajudar a mantenir l'ordre sense complicar gaire les coses.
1. Un espai clar per a cada projecte
El primer pas és definir on s'organitza cada feina.
Pot ser un web, una campanya de màrqueting, el manteniment d'un client o la preparació d'un esdeveniment. L'important és que tothom qui hi participa sàpiga on trobar les tasques i la informació relacionada.
Quan cada projecte té el seu espai, és més fàcil entendre què s'està fent i evitar que es barregin qüestions de feines diferents.
2. Agrupar les tasques amb una lògica senzilla
No cal crear una estructura complicada.
En alguns projectes serà útil organitzar les tasques per fases: pendent, en curs, en revisió i completat. En d'altres tindrà més sentit fer-ho per departaments, lliuraments o setmanes de feina.
L'important és triar una estructura que l'equip entengui i pugui mantenir.
Un tauler Kanban, per exemple, permet visualitzar les tasques de manera senzilla i veure ràpidament com avança la feina.
Però recorda: el tauler s'ha d'adaptar a l'equip, no l'equip al tauler.
3. Deixar clar qui continua cada tasca
Una tasca pot estar perfectament descrita i continuar bloquejada perquè ningú no sap qui se n'ha d'encarregar.
Assignar una persona responsable ajuda a evitar aquestes situacions.
Això no vol dir que una tasca l'hagi de fer una sola persona. Vol dir que ha de quedar clar qui coordina el pas següent o qui s'encarrega de donar-hi continuïtat.
També és útil indicar les dates importants i distingir les tasques prioritàries de les que poden esperar.
4. Mantenir les converses al costat de la feina
Una part important del context es construeix mentre treballem.
Algú planteja un dubte, una altra persona proposa una alternativa i finalment es pren una decisió.
Si aquesta conversa queda desconnectada de la tasca, recuperar la informació setmanes després pot ser complicat.
Sempre que sigui possible, convé mantenir els comentaris, documents i decisions relacionats amb la feina en un espai compartit i fàcil de consultar.
D'aquesta manera, qualsevol persona que s'incorpori a la tasca podrà entendre millor què ha passat fins aquell moment.
5. Revisar la feina sense convertir-ho en una altra tasca
Organitzar-se també requereix revisar què està passant.
Però això no vol dir convocar reunions constants ni dedicar una part important del dia a actualitzar estats.
Una estructura clara hauria de permetre respondre ràpidament tres preguntes:
- Què tenim pendent?
- En què estem treballant ara?
- Què necessita la nostra atenció?
Si trobar aquestes respostes costa massa, potser ha arribat el moment de simplificar l'organització.
Un exemple pràctic: organitzar un projecte web
Pensem en un equip petit que està preparant una pàgina web nova.
Podria començar creant un projecte anomenat Nova web corporativa i organitzar les tasques en quatre grups:
- Pendent: feines que encara no han començat.
- En curs: tasques en què algú està treballant.
- En revisió: feines que necessiten validació.
- Completat: tasques acabades i acceptades.
Dins d'aquests grups hi hauria tasques com Preparar els textos de la portada, Revisar el formulari de contacte o Validar el disseny mòbil.
Cada tasca tindria una descripció entenedora, una persona responsable i, quan calgués, una data de lliurament.
Els comentaris i documents relacionats quedarien vinculats a la tasca corresponent.
No és un sistema especialment sofisticat. I precisament aquí rau la seva utilitat: l'equip el pot entendre sense dedicar massa temps a gestionar-lo.
Els errors més habituals
Fins i tot amb bones eines, és fàcil acabar construint un sistema més complicat del necessari.
Alguns errors que convé evitar són crear massa grups o estats, utilitzar títols poc descriptius, deixar tasques sense responsable i mantenir converses importants fora del projecte.
Un altre error freqüent és intentar documentar-ho absolutament tot.
L'objectiu no hauria de ser acumular informació, sinó conservar la que realment ajuda a entendre i fer la feina.
Un comentari que explica una decisió pot ser molt més útil que diverses pàgines de documentació que ningú no consulta.
Comença per les coses senzilles i millora sobre la marxa
Si vols millorar l'organització del teu equip, no necessites redissenyar tots els processos de cop.
Comença per un projecte. Reuneix les tasques en un mateix espai, defineix una estructura fàcil d'entendre i assegura't que cada persona tingui clar el pas següent.
Després, observa com treballa l'equip.
Es troben fàcilment les tasques? Cal preguntar constantment per informació? S'entén què queda pendent i què s'ha acabat?
Les respostes t'ajudaran a ajustar l'organització sense afegir complexitat innecessària.
Més claredat per avançar junts
A Mopux creiem que una eina de gestió hauria d'ajudar a treballar, no convertir-se en una altra preocupació.
Per això apostem per reunir projectes, tasques, responsables, converses i documents en un espai compartit, on la informació tingui sentit i sigui fàcil de trobar.
Perquè, al capdavall, organitzar millor la feina no consisteix a tenir més llistes, més reunions ni més eines.
Consisteix a aconseguir que cada persona tingui la claredat necessària per fer el pas següent.
Vols organitzar la feina del teu equip d'una manera més clara? Descobreix Mopux i coneix la nostra manera d'entendre la gestió de projectes i tasques.
Equip MopuxMés idees per al teu equip ↗
