Organizar as tarefas de uma equipa parece simples até o trabalho começar a espalhar-se por emails, mensagens, documentos e reuniões.
É então que surgem as dúvidas: o que está pendente? Quem assume o próximo passo? Onde se falou daquela alteração? Que decisão foi tomada?
O problema nem sempre é a quantidade de trabalho. Muitas vezes, é a dificuldade em encontrar a informação necessária para o realizar.
Uma boa organização não consiste em criar mais processos, mas em garantir que cada pessoa sabe o que tem de fazer e dispõe do contexto necessário para avançar.
O problema não é ter muitas tarefas, mas perder o seu contexto
Imagina que alguém recebe uma tarefa com esta descrição:
«Rever as alterações da página de contacto».
À primeira vista parece suficiente. Mas, quando chega a altura de começar, surgem as perguntas.
Que alterações? Quem as pediu? Onde está o design? Foi acordada alguma data? Falta confirmar alguma coisa?
Provavelmente existem respostas, mas estão espalhadas por conversas, emails e documentos que nem sempre são fáceis de encontrar.
Cada pergunta representa uma pequena interrupção. E, quando estas interrupções se repetem ao longo da semana, o trabalho torna-se mais lento e difícil de acompanhar.
Por isso, organizar tarefas também significa organizar a informação que as acompanha.
Cinco princípios para organizar melhor o trabalho em equipa
Não existe uma única forma certa de trabalhar. Cada equipa tem as suas necessidades, mas há alguns princípios que ajudam a manter a organização sem complicar demasiado as coisas.
1. Um espaço claro para cada projeto
O primeiro passo é definir onde se organiza cada trabalho.
Pode ser um site, uma campanha de marketing, a manutenção de um cliente ou a preparação de um evento. O importante é que todas as pessoas envolvidas saibam onde encontrar as tarefas e a informação relacionada.
Quando cada projeto tem o seu próprio espaço, é mais fácil compreender o que está a ser feito e evitar misturar assuntos de trabalhos diferentes.
2. Agrupar tarefas de forma simples
Não é necessário criar uma estrutura complicada.
Em alguns projetos, faz sentido organizar as tarefas por fases: pendente, em curso, em revisão e concluído. Noutros, poderá ser mais útil agrupá-las por departamentos, entregas ou semanas de trabalho.
O importante é escolher uma estrutura que a equipa compreenda e consiga manter.
Um quadro Kanban, por exemplo, permite visualizar as tarefas de forma simples e perceber rapidamente como o trabalho está a avançar.
Mas lembra-te: o quadro deve adaptar-se à equipa, não a equipa ao quadro.
3. Deixar claro quem dá continuidade a cada tarefa
Uma tarefa pode estar perfeitamente descrita e continuar bloqueada porque ninguém sabe quem deve assumir o próximo passo.
Atribuir uma pessoa responsável ajuda a evitar estas situações.
Isto não significa que uma tarefa tenha de ser executada por uma única pessoa. Significa que deve ser claro quem coordena o passo seguinte ou garante a continuidade do trabalho.
Também é útil assinalar datas importantes e distinguir as tarefas prioritárias daquelas que podem esperar.
4. Manter as conversas próximas do trabalho
Grande parte do contexto constrói-se enquanto trabalhamos.
Alguém coloca uma dúvida, outra pessoa propõe uma alternativa e, por fim, toma-se uma decisão.
Se essa conversa ficar desligada da tarefa, recuperar a informação semanas mais tarde pode ser difícil.
Sempre que possível, convém manter os comentários, documentos e decisões relacionados com o trabalho num espaço partilhado e fácil de consultar.
Assim, qualquer pessoa que passe a colaborar na tarefa poderá compreender melhor o que aconteceu até então.
5. Acompanhar o trabalho sem criar mais trabalho
Organizar-se também implica acompanhar o que está a acontecer.
Mas isso não exige reuniões constantes nem passar uma grande parte do dia a atualizar estados.
Uma estrutura clara deve permitir responder rapidamente a três perguntas:
- O que está pendente?
- Em que estamos a trabalhar agora?
- O que precisa da nossa atenção?
Se encontrar estas respostas exigir demasiado esforço, talvez seja altura de simplificar a organização.
Um exemplo prático: organizar um projeto de website
Imaginemos uma pequena equipa que está a preparar um novo site.
Poderia começar por criar um projeto chamado Novo site institucional e organizar as tarefas em quatro grupos:
- Pendente: trabalhos que ainda não começaram.
- Em curso: tarefas em execução.
- Em revisão: trabalhos que precisam de validação.
- Concluído: tarefas terminadas e aprovadas.
Nestes grupos poderiam surgir tarefas como Preparar os textos da página inicial, Rever o formulário de contacto ou Validar o design para dispositivos móveis.
Cada tarefa teria uma descrição clara, uma pessoa responsável e, quando necessário, uma data de entrega.
Os comentários e documentos relacionados ficariam associados à tarefa correspondente.
Não é um sistema particularmente sofisticado. E é precisamente aí que está a sua utilidade: a equipa consegue compreendê-lo sem dedicar demasiado tempo à sua gestão.
Os erros mais comuns
Mesmo com boas ferramentas, é fácil acabar por criar um sistema mais complicado do que o necessário.
Alguns erros a evitar são criar demasiados grupos ou estados, utilizar títulos pouco claros, deixar tarefas sem responsável e manter conversas importantes fora do projeto.
Outro erro frequente é tentar documentar absolutamente tudo.
O objetivo não deve ser acumular informação, mas conservar a que realmente ajuda a compreender e executar o trabalho.
Um comentário que explica uma decisão pode ser muito mais útil do que várias páginas de documentação que ninguém consulta.
Começa pelo simples e melhora ao longo do tempo
Se queres melhorar a organização da tua equipa, não precisas de redesenhar todos os processos de uma só vez.
Começa por um projeto. Reúne as tarefas num mesmo espaço, define uma estrutura fácil de compreender e garante que cada pessoa sabe qual é o próximo passo.
Depois, observa como a equipa trabalha.
É fácil encontrar as tarefas? É necessário pedir informação constantemente? Percebe-se o que está pendente e o que já foi concluído?
As respostas vão ajudar-te a ajustar a organização sem acrescentar complexidade desnecessária.
Mais clareza para avançarmos juntos
Na Mopux, acreditamos que uma ferramenta de gestão deve ajudar a trabalhar, não tornar-se em mais uma preocupação.
Por isso, procuramos reunir projetos, tarefas, responsáveis, conversas e documentos num espaço partilhado, onde a informação faça sentido e seja fácil de encontrar.
Porque, no fim de contas, organizar melhor o trabalho não significa ter mais listas, mais reuniões ou mais ferramentas.
Significa dar a cada pessoa a clareza necessária para dar o próximo passo.
Gostarias de organizar o trabalho da tua equipa com mais clareza? Descobre a Mopux e conhece a nossa forma de encarar a gestão de projetos e tarefas.
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