Die Aufgaben eines Teams zu organisieren klingt einfach – bis sich die Arbeit auf E-Mails, Nachrichten, Dokumente und Besprechungen verteilt.
Dann tauchen Fragen auf: Was ist noch offen? Wer übernimmt den nächsten Schritt? Wo wurde diese Änderung besprochen? Was haben wir am Ende entschieden?
Das Problem ist nicht immer die Menge an Arbeit. Häufig ist es die Schwierigkeit, die Informationen zu finden, die man dafür braucht.
Gute Organisation bedeutet nicht, immer neue Prozesse einzuführen. Sie bedeutet, dass alle wissen, was zu tun ist, und den nötigen Kontext haben, um weiterzukommen.
Das Problem sind nicht zu viele Aufgaben, sondern fehlender Kontext
Stell dir vor, jemand bekommt eine Aufgabe mit dieser Beschreibung:
„Änderungen an der Kontaktseite prüfen.“
Auf den ersten Blick scheint das ausreichend. Doch sobald die Arbeit beginnt, stellen sich weitere Fragen.
Welche Änderungen? Wer hat sie angefordert? Wo ist der Entwurf? Wurde ein Termin vereinbart? Muss noch etwas bestätigt werden?
Wahrscheinlich gibt es Antworten darauf. Sie verteilen sich jedoch auf Unterhaltungen, E-Mails und Dokumente, die nicht immer leicht zu finden sind.
Jede Frage führt zu einer kleinen Unterbrechung. Wenn sich solche Unterbrechungen über die Woche häufen, wird die Arbeit langsamer und schwerer nachvollziehbar.
Deshalb heißt Aufgaben organisieren auch, die dazugehörigen Informationen zu organisieren.
Fünf Grundsätze für eine bessere Aufgabenorganisation im Team
Es gibt nicht die eine richtige Arbeitsweise. Jedes Team hat andere Bedürfnisse. Einige Grundsätze helfen jedoch dabei, Ordnung zu schaffen, ohne alles unnötig kompliziert zu machen.
1. Ein klarer Ort für jedes Projekt
Der erste Schritt besteht darin, festzulegen, wo die Arbeit zu einem Projekt zusammenläuft.
Das kann eine Website, eine Marketingkampagne, die Betreuung eines Kunden oder die Vorbereitung einer Veranstaltung sein. Wichtig ist, dass alle Beteiligten wissen, wo sie Aufgaben und zugehörige Informationen finden.
Wenn jedes Projekt seinen eigenen Bereich hat, lässt sich leichter erkennen, woran gearbeitet wird. Außerdem vermischen sich die Themen verschiedener Projekte nicht so schnell.
2. Aufgaben nach einer einfachen Logik gruppieren
Eine komplizierte Struktur ist dafür nicht nötig.
In manchen Projekten ist es sinnvoll, Aufgaben nach Phasen zu ordnen: offen, in Bearbeitung, in Prüfung und abgeschlossen. In anderen passt eine Einteilung nach Abteilungen, Liefergegenständen oder Arbeitswochen besser.
Entscheidend ist eine Struktur, die das Team versteht und im Alltag pflegen kann.
Ein Kanban-Board zum Beispiel macht Aufgaben übersichtlich und zeigt auf einen Blick, wie die Arbeit vorankommt.
Denk aber daran: Das Board sollte sich an das Team anpassen, nicht umgekehrt.
3. Klarstellen, wer den nächsten Schritt übernimmt
Eine Aufgabe kann hervorragend beschrieben sein und trotzdem liegen bleiben, weil niemand weiß, wer sich darum kümmern soll.
Eine verantwortliche Person festzulegen hilft, solche Situationen zu vermeiden.
Das bedeutet nicht, dass nur eine Person an der Aufgabe arbeiten darf. Es bedeutet, dass klar ist, wer den nächsten Schritt koordiniert oder sich um die Fortsetzung kümmert.
Hilfreich ist es auch, wichtige Termine festzuhalten und vorrangige Aufgaben von solchen zu unterscheiden, die noch warten können.
4. Gespräche dort führen, wo die Arbeit stattfindet
Ein großer Teil des Kontexts entsteht während der Zusammenarbeit.
Jemand stellt eine Frage, eine andere Person schlägt eine Alternative vor und schließlich fällt eine Entscheidung.
Wenn dieses Gespräch von der Aufgabe getrennt bleibt, kann es Wochen später schwierig sein, die Informationen wiederzufinden.
Deshalb sollten Kommentare, Dokumente und Entscheidungen möglichst an einem gemeinsamen, leicht zugänglichen Ort bei der jeweiligen Arbeit bleiben.
So können auch Personen, die später zu einer Aufgabe dazukommen, nachvollziehen, was bisher passiert ist.
5. Fortschritte prüfen, ohne zusätzliche Arbeit zu schaffen
Zur Organisation gehört auch, regelmäßig zu schauen, wie die Arbeit vorankommt.
Das heißt aber nicht, ständig Besprechungen anzusetzen oder einen großen Teil des Tages mit Statusmeldungen zu verbringen.
Eine klare Struktur sollte drei Fragen schnell beantworten können:
- Was ist noch offen?
- Woran arbeiten wir gerade?
- Was braucht unsere Aufmerksamkeit?
Wenn es zu aufwendig ist, diese Antworten zu finden, ist es vielleicht Zeit, die Organisation zu vereinfachen.
Ein praktisches Beispiel: ein Website-Projekt organisieren
Stellen wir uns ein kleines Team vor, das eine neue Website vorbereitet.
Es könnte ein Projekt namens Neue Unternehmenswebsite anlegen und die Aufgaben in vier Gruppen unterteilen:
- Offen: Arbeiten, die noch nicht begonnen wurden.
- In Bearbeitung: Aufgaben, an denen gerade jemand arbeitet.
- In Prüfung: Arbeiten, die noch freigegeben werden müssen.
- Abgeschlossen: erledigte und abgenommene Aufgaben.
Darin könnten Aufgaben wie Texte für die Startseite erstellen, Kontaktformular prüfen oder Mobiles Design freigeben stehen.
Jede Aufgabe hätte eine verständliche Beschreibung, eine verantwortliche Person und bei Bedarf einen Abgabetermin.
Die zugehörigen Kommentare und Dokumente blieben mit der jeweiligen Aufgabe verknüpft.
Das ist kein besonders ausgeklügeltes System. Genau darin liegt sein Vorteil: Das Team versteht es, ohne viel Zeit für die Verwaltung aufzuwenden.
Häufige Fehler
Selbst mit guten Werkzeugen entsteht schnell ein System, das komplizierter ist als nötig.
Typische Fehler sind zu viele Gruppen oder Status, ungenaue Aufgabentitel, Aufgaben ohne klare Zuständigkeit und wichtige Gespräche außerhalb des Projekts.
Ein weiterer häufiger Fehler ist der Versuch, wirklich alles zu dokumentieren.
Es sollte nicht darum gehen, möglichst viele Informationen zu sammeln, sondern die Informationen festzuhalten, die wirklich dabei helfen, die Arbeit zu verstehen und auszuführen.
Ein Kommentar, der eine Entscheidung erklärt, kann wertvoller sein als mehrere Seiten Dokumentation, die niemand liest.
Einfach anfangen und schrittweise verbessern
Wenn du die Organisation in deinem Team verbessern möchtest, musst du nicht sofort alle Prozesse umgestalten.
Beginne mit einem Projekt. Sammle die Aufgaben an einem Ort, lege eine leicht verständliche Struktur fest und sorge dafür, dass alle ihren nächsten Schritt kennen.
Beobachte anschließend, wie das Team arbeitet.
Sind Aufgaben leicht zu finden? Muss ständig nach Informationen gefragt werden? Ist klar, was offen und was bereits erledigt ist?
Die Antworten helfen dir dabei, die Organisation anzupassen, ohne unnötige Komplexität hinzuzufügen.
Mehr Klarheit, um gemeinsam voranzukommen
Wir bei Mopux sind überzeugt, dass ein Projektmanagement-Tool die Arbeit erleichtern sollte, statt selbst zu einer weiteren Belastung zu werden.
Deshalb setzen wir darauf, Projekte, Aufgaben, Zuständigkeiten, Gespräche und Dokumente in einem gemeinsamen Bereich zusammenzuführen, in dem Informationen sinnvoll geordnet und leicht auffindbar sind.
Denn bessere Organisation bedeutet letztlich nicht mehr Listen, mehr Meetings oder mehr Tools.
Sie bedeutet, dass jede Person die Klarheit hat, die sie für den nächsten Schritt braucht.
Du möchtest die Arbeit deines Teams übersichtlicher organisieren? Entdecke Mopux und erfahre mehr über unseren Ansatz für Projekt- und Aufgabenmanagement.
Mopux-TeamWeitere Ideen für Ihr Team ↗
