Organizar as tarefas dun equipo parece sinxelo ata que o traballo comeza a repartirse entre correos, mensaxes, documentos e reunións.
Entón xorden as dúbidas: que queda pendente?, quen se encarga de continuar?, onde se falou daquel cambio?, que decisión se tomou finalmente?
O problema non sempre é a cantidade de traballo. Moitas veces é a dificultade de atopar a información necesaria para facelo.
Unha boa organización non consiste en crear máis procesos, senón en conseguir que cada persoa saiba que ten que facer e dispoña do contexto necesario para avanzar.
O problema non é ter moitas tarefas, senón perder o seu contexto
Imagina que alguén recibe unha tarefa con esta descrición:
«Revisar os cambios da páxina de contacto».
Á primeira vista parece suficiente. Pero cando chega o momento de traballar nela, comezan as preguntas.
Que cambios? Quen os pediu? Onde está o deseño? Acordouse algunha data? Hai algo pendente de confirmar?
Probablemente as respostas existen, pero están repartidas entre conversas, correos e documentos que non sempre son fáciles de localizar.
Cada pregunta supón unha pequena interrupción. E cando estas interrupcións se repiten durante toda a semana, o traballo faise máis lento e difícil de seguir.
Por iso, organizar tarefas tamén significa organizar a información que as acompaña.
Cinco principios para organizar mellor o traballo en equipo
Non existe unha única maneira correcta de traballar. Cada equipo ten as súas necesidades, pero algúns principios poden axudar a manter a orde sen complicar demasiado as cousas.
1. Un espazo claro para cada proxecto
O primeiro paso é definir onde se organiza cada traballo.
Pode ser unha web, unha campaña de márketing, o mantemento dun cliente ou a preparación dun evento. O importante é que todas as persoas implicadas saiban onde atopar as tarefas e a información relacionada.
Cando cada proxecto ten o seu propio espazo, resulta máis doado entender que se está facendo e evitar que os asuntos de diferentes traballos se mesturen.
2. Agrupar as tarefas cunha lóxica sinxela
Non fai falta crear unha estrutura complicada.
Nalgúns proxectos será útil organizar as tarefas por fases: pendente, en curso, en revisión e completado. Noutros terá máis sentido facelo por departamentos, entregas ou semanas de traballo.
O importante é escoller unha estrutura que o equipo entenda e poida manter.
Un taboleiro Kanban, por exemplo, permite visualizar as tarefas dun xeito sinxelo e recoñecer rapidamente como avanza o traballo.
Pero lembra: o taboleiro debe adaptarse ao equipo, non o equipo ao taboleiro.
3. Deixar claro quen continúa cada tarefa
Unha tarefa pode estar perfectamente descrita e seguir bloqueada porque ninguén sabe quen debe encargarse dela.
Asignar unha persoa responsable axuda a evitar estas situacións.
Isto non significa que unha tarefa deba facela unha única persoa. Significa que debe quedar claro quen coordina o seguinte paso ou quen se encarga de darlle continuidade.
Tamén é útil indicar as datas importantes e distinguir as tarefas prioritarias daquelas que poden esperar.
4. Manter as conversas xunto ao traballo
Unha parte importante do contexto constrúese mentres traballamos.
Alguén formula unha dúbida, outra persoa propón unha alternativa e finalmente tómase unha decisión.
Se toda esa conversa queda desconectada da tarefa, recuperar a información semanas despois pode resultar complicado.
Sempre que sexa posible, convén manter os comentarios, documentos e decisións relacionados co traballo nun lugar compartido e fácil de consultar.
Deste xeito, calquera persoa que se incorpore á tarefa poderá entender mellor que aconteceu ata ese momento.
5. Revisar o traballo sen convertelo noutra tarefa
Organizarse tamén require revisar o que está a pasar.
Pero iso non significa convocar reunións constantes nin dedicar unha parte importante do día a actualizar estados.
Unha estrutura clara debería permitir responder rapidamente a tres preguntas:
- Que temos pendente?
- En que estamos a traballar agora?
- Que necesita a nosa atención?
Se atopar estas respostas require demasiado esforzo, quizais chegou o momento de simplificar a organización.
Un exemplo práctico: organizar un proxecto web
Pensemos nun pequeno equipo que está a preparar unha nova páxina web.
Podería comezar creando un proxecto chamado Nova web corporativa e organizar as súas tarefas en catro grupos:
- Pendente: traballos que aínda non comezaron.
- En curso: tarefas nas que alguén está a traballar.
- En revisión: traballos que necesitan validación.
- Completado: tarefas rematadas e aceptadas.
Dentro destes grupos aparecerían tarefas como Preparar os textos da portada, Revisar o formulario de contacto ou Validar o deseño móbil.
Cada tarefa tería unha descrición comprensible, unha persoa responsable e, cando fose necesario, unha data de entrega.
Os comentarios e documentos relacionados quedarían vinculados á tarefa correspondente.
Non é un sistema especialmente sofisticado. E precisamente aí está a súa utilidade: o equipo pode entendelo sen necesidade de dedicar demasiado tempo a xestionalo.
Os erros máis habituais
Mesmo con boas ferramentas é fácil acabar construíndo un sistema máis complicado do necesario.
Algúns erros que convén evitar son crear demasiados grupos ou estados, utilizar títulos pouco descritivos, deixar tarefas sen responsable e manter conversas importantes fóra do proxecto.
Outro erro frecuente é intentar documentalo absolutamente todo.
O obxectivo non debería ser acumular información, senón conservar aquela que realmente axuda a entender e realizar o traballo.
Un comentario que explica unha decisión pode resultar moito máis útil que varias páxinas de documentación que ninguén consulta.
Comeza polo sinxelo e mellora sobre a marcha
Se queres mellorar a organización do teu equipo, non necesitas redeseñar todos os vosos procesos de golpe.
Comeza por un proxecto. Reúne as súas tarefas nun mesmo espazo, define unha estrutura fácil de entender e asegúrate de que cada persoa teña claro o seguinte paso.
Despois, observa como traballa o equipo.
Atópanse as tarefas facilmente? Hai que preguntar constantemente por información? Enténdese que está pendente e que se rematou?
As respostas axudaranche a axustar a organización sen engadir complexidade innecesaria.
Máis claridade para avanzar xuntos
En Mopux cremos que unha ferramenta de xestión debería axudar a traballar, non converterse noutra preocupación.
Por iso apostamos por reunir proxectos, tarefas, responsables, conversas e documentos nun espazo compartido, onde a información teña sentido e resulte fácil atopala.
Porque, ao final, organizar mellor o traballo non consiste en ter máis listas, máis reunións ou máis ferramentas.
Consiste en que cada persoa teña a claridade necesaria para dar o seguinte paso.
Gustaríache organizar o traballo do teu equipo dun xeito máis claro? Descubre Mopux e coñece a nosa maneira de entender a xestión de proxectos e tarefas.
Equipo MopuxMáis ideas para o teu equipo ↗
